Es ist nur noch Formsache, aber nachdem sich der Bund und der Bundesrat im Vermittlungsausschuss geeinigt haben, werden die Anforderungen an eine elektronische Rechnung hinsichtlich des „formalen“ Umsatzsteuerrechts ab dem 01.07.2011 deutlich vereinfacht.

Nunmehr können Rechnungen in folgenden elektronischen Formaten ausgestellt und empfangen werden:

• digital als E-Mail  (mit PDF-, Textdateianhang oder Anhängen in Bildformaten wie tiff, jpg usw.),
• Computer-Telefax oder Fax-Server,
• Web-Download,
• DE-Mail,
• E-Post,
• qualifizierte elektronische Signatur (wie bisher) oder
• im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI, wie bisher).

Die Übermittlung einer Rechnung von einem zum anderen Standard-Fax oder von Computer-Telefax und Fax-Server an ein Standard-Fax gelten dafür künftig als Papierrechnung.

Um eine effektive Umsatzsteuerkontrolle sicherstellen zu können, darf die Finanzbehörde im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau (Umsatzsteuer-Sonderprüfung) elektronisch gespeicherte Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere, andere Urkunden und elektronisch übermittelte Rechnungen einsehen.

Beim Bundesfinanzministerium gibt es unter diesem Link einen Frage-Antwort-Katalog zur elektronischen Rechnung: http://bit.ly/p1ps6V

(Quelle BMF/Haufe)

Die Gesetzesvorlage, die am 8. Juli vom Bundesrat abgesegnet werden sollte, sollte die Regelungen für den Versand elektronischer Rechnungen vereinfachen. Nach in Kraft treten dieser Regelung würde das Prüfverfahren für die Echtheit (und somit auch Umsatzsteuerrelevanz) einer Rechnung stark erleichtert werden.

Mit anderen Worten ist der Sinn der elektronische Rechnungsstellung: e-Rechnungen müssen qualifiziert signiert werden. Geplante Änderung war der 1. Juli 2011, sie scheiterte jedoch wie so oft am verspäteten Nein des Bundesrates. Daraufhin gibt es Ratschlägen von Steuerexperten. Die Unternehmen werden wohl diese Vereinfachung vertagen müssen – wie lange, ist derzeit noch unklar. Das Bundesfinanzministerium verweist auf den Frage-Antwort-Katalog auf deren Website.

Weitere Informationen: ein Artikel von Heise Online

Bisher war es recht kompliziert, elektronische Rechnungen zu versenden oder zu empfangen. Das Finanzamt hat zum Vorsteuerabzug nur Rechnungen anerkannt, die mit qualifizierter elektronischer Signatur übertragen wurden. Das ändert sich demnächst: Rechnungen können aufgrund der Änderungen im Umsatzsteuergesetz (UStG) durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 (StVereinfachG 2011) elektronisch und in einfacher Mail versandt werden, gegebenenfalls mit Pdf-Anhang. Allerdings muss der Rechungsempfänger dem elektronischen Übermittlungsverfahren zustimmen und es ist zu beachten, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Digitale Signaturen können daher weiterhin, müssen aber nicht mehr verwendet werden.

Beachte aber Besonderheit: Elektronische Rechnungen sind obligatorisch entsprechend den hierfür geltenden Vorgaben der Finanzverwaltung elektronisch aufzubewahren, so dass es nicht zulässig ist, Rechnungen lediglich als Papierausdruck aufzubewahren. Vielmehr sind sie für die Dauer der Aufbewahrungsfrist von regelmäßig zehn Jahren auf einem Datenträger sicherzustellen, der keine Änderungen mehr zulässt, also auch nicht wiederbeschreibbare CDs und DVDs.

Das Bundesfinanzministerium hat einen knappen und ausreichenden Fragen-Antwort-Katalog herausgegeben, den Sie hier finden.