Das Thema Telefon bietet auch sehr interessante Gestaltungsmöglichkeiten. Ich möchte nachfolgend zwei Varianten vorstellen.
- 1. Der etwas seltenere, aber interessantere Fall:
Der Arbeitgeber (AG) erwirbt ein Telefon/Handy/Smartphone und überlässt es dem Arbeitnehmer (AN) unentgeltlich.
Der AG ist und bleibt Eigentümer des Gerätes !
- Der AG übernimmt zudem die laufenden Kosten.
Sämtliche Aufwendungen
- , also Anschaffung und laufende Kosten,
sind
- für das betriebliche Gerät nach § 4 Nr. 45 EStG
steuerfrei !
- Dabei ist es egal, ob überhaupt und wieviel der AN das Gerät auch betrieblich nutzt. Er oder Sie kann demnach das Gerät auch zu 100 % privat nutzen ! Des Weiteren ist es egal, ob der Anschluss auf den Namen des AG oder auf den Namen des AN läuft. Maßgebend ist die Feststellung, dass das Gerät ein betriebliches Gerät ist und bleibt ! Läuft der Anschluss auf den Namen des AN, kann der AG nur nicht die Vorsteuer aus den laufenden Anschlusskosten geltend machen.
- 2. Der zweite geläufigere Fall: Der AN ist Eigentümer des Telekommunikationsgerätes und Inhaber des Anschlusses.
- Untervariante 1: Auslagenersatz aufgrund Einzelnachweise. Hier können die Aufwendungen als sogenannter Auslagenersatz in der jeweils nachgewiesenen Höhe komplett steuerfrei vom AG erstattet werden.
- Untervariante 2: Der AN legt dem AG über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten einen nachweisbaren Anteil an betrieblichen Telefonaten vor. In so einem Fall kann der Durchschnittswert auch künftig ohne Nachweis mit dem durchschnittlichen %-Satz der vorgelegten Rechnungen steuerfrei erstattet werden. Zulässig ist es aber auch, dass ein pauschaler Betrag aufgrund des dreimonatigen Durchschnittszeitraumes ermittelt wird. Dieser kann dann künftig ohne laufend monatlich vorgelegte Rehcnung steuerfrei erstattet werden.
- Beispiel: Monat 1 Kosten 50 Euro davon 40 % betrieblich, Monat 2 60 Euro 45 % davon betrieblich, Monat 3 80 Euro davon 65 % betrieblich. Lösung 1: 40 + 45 + 65 % = 150 %/3 = 50 %. Werden jeden Monat die Rechnungen vorgelegt, können ohne weiteren betrieblichen Nachweis 50 % der Kosten steuerfrei erstattet werden. Oder Lösung 2: 40% von 50 = 20; 45% von 60 = 27; 65% von 80 = 52. 20 + 27 + 52 = 99/ 3 = 33 Euro. Ohne weiteren Nachweis und ohne weitere Vorlage von laufenden Rechnungen können monatlich 33 Euro steuerfrei erstattet werden.
- 3. Untervariante 3: (Die Häufigste) Anwendung der Kleinbetragsregelung. Grundsätzlich muss wie bei der Untervariante 2 über die Höhe der Telefonkosten ein Nachweis über einen Zeitraum von drei Monaten erbracht werden. Mit dem Unterschied, dass kein Nachweis über die tatsächlichen betrieblichen Telefonate erbracht werden muss. Dies ist insbesondere dann ratsam, wenn der AN eher von betrieblichen Geschäftspartnern angerufen wird, als Er oder Sie die Geschäftspartner kontaktiert. In so einem Fall können 20 % der vorgelegten Rechnung, maximal aber 20 Euro, steuerfrei erstattet werden. Alternativ ist auch hier die Ermittlung über einen Drei-Monatszeitraum, ähnlich wie in Variante 2, möglich. Nur dass durchschnittlich ein %-Satz, aber mit maximal 20 %, bzw. ein Durchschnittsbetrag mit maximal 20 Euro ermittelt wird.
Anmerkung: Trotz sorgfältiger Recherche können im Steuertipp auch Fehler enthalten sein, bzw. durch Gesetz und Rechtsprechung überholt werden. Der Steuertipp erhebt keinen Anspruch auf vollständige Darstellung. Eine Haftung kann hierfür nicht übernommen werden. Einzelheiten sind in jedem Fall mit Ihrem Steuerberater abzuklären.